Todas as empresas do País terão de adotar o eSocial a partir de 2018. O programa é utilizado atualmente apenas pelos empregadores domésticos. O cronograma de implantação prevê a adoção obrigatória do sistema em duas fases: a partir de 1° de janeiro de 2018 para as empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões anuais e a partir de 1° de julho de 2018 para as demais empresas.

O eSocial é uma espécie de banco de dados a ser abastecido pelos empregadores, que realizarão a transmissão digital, em uma única declaração, de todas as informações referentes às relações trabalhistas (como FGTS, Caged e Rais), previdenciárias (como GFIP e CAT) e fiscais (como DIRF).

A partir do último dia 26, foi liberado o ambiente de testes para empresas de tecnologia da informação. Segundo o Portal do eSocial, a iniciativa faz parte de uma etapa de preparação – tanto para o governo quanto para o setor produtivo – para o início da utilização obrigatória do eSocial para todos os empregadores do País.

Quando começar a se preparar?

Leonardo Bezerra, gerente da DPC - Domingues e Pinho Contadores, associada GBrasil de São Paulo e Rio de Janeiro, ressalta ser necessário que o empregador inicie os trabalhos de adequação ao eSocial o quanto antes. “Há muito trabalho, tanto de coleta de dados e parametrização de sistemas quanto de redefinição de procedimentos e processos. Assim, são importantes a integração de todos os departamentos envolvidos e a conscientização da gestão da empresa sobre a criticidade desse projeto”, afirma.

Mudança de cultura

Cleverson da Silva, gerente de Departamento Pessoal da J. Mainhardt & Associados, de Santa Catarina, enfatiza que é importante mudar, principalmente, a cultura das empresas. “É fundamental que os empresários se atentem e se antecipem a essa nova obrigação. Sabemos o quanto é difícil para as empresas de serviços contábeis receberem as informações em tempo hábil para processamento e sabemos também que muitas empresas possuem o hábito do famoso ‘jeitinho brasileiro’. Por esse motivo, em nossa empresa, já trabalhamos há pelo menos dois anos na adequação dos prazos junto aos clientes, informando-os sobre a importância de atenção aos devidos prazos e cumprimento efetivo das leis”, diz.

Patrícia Vasconcelos, gerente de Departamento Pessoal da Unicon - União Contábil, do Espírito Santo, também menciona a necessidade de mudança de cultura das empresas. “Esse novo modo de prestar informações ao governo vai exigir das empresas adequação de procedimentos e sistemas de informatização diferenciados, além de mudanças culturais e organizacionais. A direção da empresa deve assimilar o impacto da mudança e envolver os responsáveis das diversas áreas, como recursos humanos, tecnologia, fiscal, contábil, logística, folha de pagamento, medicina do trabalho e financeiro. Serão em torno de 2.300 informações, distribuídas em 45 eventos. Uma simples alteração de cargo ou local de trabalho, por exemplo, exigirá o envio de um arquivo XML. Ou seja, além de agilidade, serão necessários muito rigor e controle da qualidade das informações”, avalia.

Qualificação cadastral

Leonardo Bezerra aponta que um dos trabalhos iniciais deve ser o saneamento dos dados cadastrais dos empregados. O processo – denominado de qualificação cadastral – consiste basicamente em confrontar todas as bases (Receita Federal, Previdência Social e Caixa Econômica Federal) para que a informação de nome, CPF, data de nascimento e NIS sejam as mesmas em todas as bases. Essas informações serão a chave de identificação dos empregados. Qualquer divergência bloqueia a transmissão de eventos do eSocial em relação ao funcionário”, afirma. “Empregadas que alteram o nome após o casamento costumam ter no cadastro do CPF um nome diferente do cadastro do NIS”, exemplifica.

A ferramenta de qualificação cadastral disponibilizada no Portal do eSocial permite ao empregador consultar as inconsistências de duas formas: consulta em lote e consulta on-line. No primeiro modo, o empregador poderá fazer uma consulta, sem limitação à quantidade de empregados, mediante acesso por meio de certificação digital, com prazo de resposta de até 48 horas. Na segunda forma, o empregador terá a possibilidade de realizar a consulta on-line, limitada a dez empregados por vez, sem necessidade de utilização de certificado digital e com retorno imediato. Nos dois casos, a pesquisa trará como resultado a identificação de divergências, além de orientações para que o empregado regularize seu cadastro, incluindo o órgão em que ele deverá comparecer para regularização.

Segundo o gerente da DPC, existem, no entanto, algumas dificuldades para empregadores e empregados. “Em grande parte dos casos, o empregado somente consegue solucionar a inconsistência comparecendo de forma presencial aos órgãos governamentais, costumeiramente em horário comercial. E, em alguns casos, a divergência é apresentada em mais de um órgão. Isso resulta em sucessivas ausências ao trabalho. Por isso, é importante que haja um planejamento prévio do empregador, evitando ausência de vários empregados em um mesmo período ou setor”, orienta.

Andréia Mota Ricarte, gerente de Serviços da Sercon - Serviços Contábeis, de Sergipe, lembra que, depois de realizadas as correções nas divergências, é necessário “aguardar pelo menos sete dias para que o sistema do eSocial reconheça as alterações solicitadas”.

Principais documentos

A gerente de Serviços da Sercon salienta que “é necessário manter uma pasta de documentos detalhada do empregado para que o departamento pessoal possa acompanhar a validade e/ou atualização de muitos desses dados e, assim, alimentar corretamente a plataforma do eSocial”. Segundo ela, os principais documentos são escalas de férias antecipadas, que deverão ser cumpridas rigorosamente; atestados de Saúde Ocupacional, como o Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO) e o Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA); comprovantes de residência; informações sobre o cargo que o trabalhador desempenha, com detalhamento das funções exercidas; documentos atestando se ele possui casa própria e se usou o FGTS para comprá-la. Em relação aos filhos dos colaboradores, a gerente da Sercon diz ser importante manter a cópia da certidão de nascimento dos menores de 14 anos, atestado de escolaridade de crianças de sete a 14 anos e caderneta de vacinação daqueles com até seis anos de idade.

Médias e grandes empresas

Cleverson da Silva explica, na prática, o que ocorre com as organizações maiores. "As médias e grandes empresas normalmente possuem sistemas para o processamento da folha de pagamento adquiridos de produtoras de softwares especializadas. Em sua maioria, elas receberão as atualizações de versão que atendam às novas exigências impostas pelo eSocial. É usual a cláusula em contrato que obriga a fabricante a manter seu produto atualizado para atender a mudanças na legislação. O que poderá ser diferente é que talvez algumas software houses optem por cobrar separadamente a atualização do produto enquanto outras mantenham o custo dentro do valor pago mensalmente”.  Ele acrescenta que “o eSocial não traz mudanças na legislação, mas, sim, uma mudança na forma como as empresas se relacionam com o fisco. Os processos serão on-line, caminhando para a redução da informalidade de empregos e de fraudes”.

Caso a caso

Ronaldo Hella, diretor da D. Duwe Contabilidade, associada GBrasil de Rondônia, aponta o que muda em sua empresa com a obrigatoriedade de adoção do e-Social pelos clientes. “Será necessário estreitar e aprimorar a comunicação com eles. Faremos encontros no ambiente do cliente porque cada caso é um caso. Hoje, processamos 4.200 holerites/mês para um número de 150 empresas-clientes. As situações são distintas e precisamos entender a rotina de cada um e estabelecer a interlocução com os responsáveis por nos fornecer as informações exigidas pelo eSocial. Será um incremento grande de trabalho num primeiro momento. Estabelecida a rotina, acreditamos que o processo fluirá”, conclui.