Acompanhar de perto as contas do próprio negócio, parece óbvio dizer, é uma atitude fundamental para o sucesso. Nem sempre esse preceito é seguido: apesar de sua gravidade, já que pode corroer as bases de um empreendimento por muito tempo antes de ser detectada, a falta de controle financeiro é surpreendentemente comum.

 

"Infelizmente, vemos muitos casos assim", confirma a diretora da T&M Consulting (GBrasil | Santa Maria - RS), Simone Zanon. Entre os clientes que já socorreu, ela conta a história de um empresário que prosperou num ramo bastante competitivo e, em menos de uma década, conseguiu criar uma rede com diversas filiais. Apesar de ter um excelente faturamento, um dia o dinheiro começou a faltar. Só então o empreendedor se deu conta do tamanho do buraco causado pela falta de acompanhamento.

 

"Ele deixou tudo na mão dos outros, tinha um sistema financeiro digital, mas nunca controlou a entrada e a saída dos produtos, não controlava o estoque. Como o faturamento era altíssimo e o dinheiro girava, acomodou-se. Quando foi verificar o que estava acontecendo, viu que tinha centenas de milhares de reais em produtos vencidos. Os compradores da empresa, que recebiam presentes de fornecedores e comissões, foram adquirindo produtos para os quais não havia demanda, então, esses itens não eram vendidos", afirma Simone. "Além disso, como não havia controle entre a baixa de um produto de uma filial a outra, muitas vezes eles eram desviados e sumiam. Foi um duplo prejuízo: o dinheiro que 'foi para o ralo' com as compras desnecessárias e o que seria faturado com as vendas que não aconteceram. Somando ambos, foram quase R$ 2 milhões de perda."

 

Para ajudar o empresário a sair do caos, a primeira recomendação foi o controle absoluto da parte financeira. "Nesse caso específico, trocamos o sistema, depois, foi necessário jogar para dentro dele tudo que tinha a ser pago e recebido. Na parte das dívidas tributárias, sem dinheiro para pagar tudo de uma vez, foi identificado o que precisaria ser quitado para não atrapalhar o funcionamento da empresa, depois fazer um planejamento de médio e longo prazos para o resto", explica a diretora da T&M Consulting. "Numa situação como esta, entre tudo o que há para resolver, é necessário elencar prioridades, o que afeta mais a operação, para a recuperação acontecer aos poucos."

 

O sócio da Organização Silveira de Contabilidade (GBrasil | Salvador – BA), César Rios, também possui experiência com muitos casos parecidos. "Tem empresa que tem débitos inscritos na dívida ativa e nem sabe", relata. Ele aponta um grave erro: deixar toda a parte financeira na mão de uma só pessoa. "Já vimos várias vezes situações em que um funcionário tem acesso total às contas da empresa e fazia desvios. Na hora de mandar extratos para a contabilidade, alguns cortavam parte do do documento para esconder o que tinha sido desviado."

 

Embora delegar responsabilidades seja necessário, Rios afirma que também é preciso criar mecanismos que permitam uma fiscalização sobre o que acontece na área financeira da empresa. "O colaborador que opera o sistema, lançando as obrigações e o que será recebido, por exemplo, não pode autorizar pagamentos. É necessário sempre uma outra pessoa que confira e autorize as transações", ensina.